La Comunicación es un proceso en el que es necesaria la participación de emisor y receptor, se retroalimenta de feedback. Por el contrario, a la mera emisión de mensajes se le llama Información. Teniendo en cuenta esto, si lo adaptamos al mundo de la empresa, obtenemos que para poder decir que nos comunicamos con nuestros empleados, debemos habilitar un canal que no sea únicamente vertical.
Y no solo por cumplir con la definición, sino porque haciéndolo así no lograremos los mejores resultados, a pesar del esfuerzo que hagamos. Cuando una empresa se limita a informar a sus trabajadores para que simplemente se den por enterados, acaba generando desinterés. No consigue motivarles para que den lo mejor de sí mismos y se pierde opiniones o ideas que podrían ayudar a mejorar la organización, como veremos más adelante con algunos ejemplos concretos.
Por ello, la primera pregunta que hay que hacerse a la hora de planear la Comunicación interna de una empresa es:
¿Quiero informar a mis empleados o comunicarme con ellos?
Cierto es que dar el paso de la Información a la Comunicación requiere de algo de esfuerzo y un plus de organización, pero son muchos más los beneficios que se pueden extraer de esta forma de actuar que los desafíos.
El canal mediante el que se comuniquen con nosotros puede ser tan sencillo como el correo electrónico, los comentarios de la intranet o un sistema de quejas y sugerencias con un software específico. Lo que es realmente importante es prever cómo se va a responder a la participación de los empleados.
Pongamos por ejemplo la convocatoria de un concurso de ideas: es necesario elegir cuál será el siguiente paso después de recibir cada propuesta (enviar un mensaje, concertar una reunión personal, programar una sesión de equipo en la que se expongan todas las sugerencias…) y precisar cómo van a canalizarse esas ideas (¿quién será el responsable de estar en contacto con los empleados?, ¿quién hará la criba para seleccionar las mejores ideas o canalizar la queja a la persona adecuada?, ¿cómo y en qué soportes van a promocionarse las elegidas?, ¿van a premiarse?, ¿cómo nos comunicaremos con los autores de las ideas que no sean seleccionadas?).
En realidad no es tan complicado, siempre y cuando la Dirección tenga claro las bases que sustentan esta tarea y esté decidida a sacarle el máximo jugo a lo que se denomina ‘inteligencia colectiva’.
Para animarte a emprender una Comunicación abierta y participativa, enumero a continuación algunas de sus ventajas:
- Mejora la percepción del empleado acerca de la empresa y la Dirección, al estar al corriente de los esfuerzos que se hacen para sacar el proyecto adelante.
- Al tiempo, mejora la percepción acerca de su importancia como empleado: “Si se molestan no solo en informarme sino también en escucharme es porque les importo”.
- Mejora el clima laboral y el sentimiento de pertenencia a un equipo, lo que tiene una incidencia directa en el absentismo, tanto en los días de baja por IT, como en las ausencias sin justificar. Esto es muy importante teniendo en cuenta que, según el último informe de Randstad, cada día faltan al trabajo 2.535 personas en Cantabria sin estar de baja, por poner un ejemplo.
- Aumenta el compromiso del empleado con la empresa: “Hay un proyecto nuevo con el que podemos conseguir mejorar nuestros datos. Mi labor es importante para lograrlo porque soy una pieza del engranaje necesario para que todo funcione”.
- Facilita el reporte de incidencias o problemas que habitualmente se detectan más rápido en la primera línea de trabajo.
- Mejora la respuesta a situaciones de crisis, puesto que ya existe un canal de comunicación fluido y un sentimiento de compromiso mutuo.
De la escucha a la acción: el compromiso de la Dirección
Desarrollar una política de Comunicación interna en la empresa es una decisión que ha de tomar conscientemente la Dirección. Su implicación es garantía de éxito porque supone que empleará los esfuerzos necesarios y a las personas con la cualificación adecuada para poner en marcha un plan.
Además, la participación de la Dirección es fundamental también para señalar los puntos cardinales entre los que se tiene que mover dicha Comunicación, de manera que sea coherente con los valores de la empresa y sus objetivos.
Para que la buena acción de escuchar las sugerencias y opiniones de los empleados llegue a buen término, tiene que estar seguida de acción o se conseguirá el efecto contrario: frustración y desconfianza. Ejemplo: “He alertado de un problema de Seguridad y no me han hecho ni caso”, “he propuesto una idea que nos haría ahorrar dinero y ni siquiera me han contestado”…
No tener claro un modo de actuación después de lanzar un concurso de ideas o abrir un buzón de sugerencias puede llevarnos al fracaso en posteriores llamamientos a la acción. Los empleados tienen que tener la seguridad de que cualquier esfuerzo en este sentido será no sólo escuchado, sino tenido en cuenta realmente.
Beneficios demostrados y cuantificables
Los beneficios de la Comunicación interna están demostrados: empresas con un buen sistema de incidencias han llegado a ahorrar cifras importantes de dinero gracias a sus empleados. Es el caso de una de las empresas con las que colaboramos, que ahorró cerca de 3 millones de euros gracias a la puesta en marcha de un sistema al que los empleados presentaron 830 ideas de mejora.
Otro de nuestros clientes ha desarrollado un concurso de reportes de seguridad y ha conseguido implicar a toda su plantilla en la detección de posibles peligros. Con esto ha cosechado, además de empleados concienciados y participativos, cifras espectaculares de días sin accidentes, lo cual se traduce en bienestar laboral y dinero.
Otras de las iniciativas puestas en marcha recientemente en una de las industrias para las que trabajamos en Wictoria, ha sido la adquisición de una máquina que permite reciclar el 50% de una de las materias primas que utiliza la fábrica y que antes iba al vertedero.
De este modo, ha generado un ahorro de más de 30.000 euros al año, ha cubierto el coste del equipamiento en sólo unos meses y sus beneficios son tales que el grupo a nivel mundial extenderá su utilización a todas sus fábricas. Todo gracias a la sugerencia de un empleado, que por supuesto ha recibido un premio y reconocimiento público por estar al quite de lo último del mercado y proponerlo para su empresa.
Por nuestra experiencia, la Comunicación interna abierta y participativa ya se ha abierto paso en las grandes empresas, pero ¿está la co-creación suficientemente instaurada, por ejemplo, en las pymes?, ¿qué opináis al respecto? Os leo en los comentarios.
Para conocer más acerca de Comunicación Interna, podéis leer mi anterior artículo ‘¿Cómo utilizar la Comunicación Interna en tu estrategia de Recursos Humanos?’
Y también podéis conocer más acerca del trabajo que hacemos en Wictoria en este enlace.
